Quanto custa contratar um funcionário com carteira assinada em 2026

Um funcionário com salário mínimo de R$ 1.621, o valor de 2026, custa bem mais que isso à empresa. Numa estimativa da Revista Independência, o gasto anual chega a cerca de R$ 29,4 mil fora do Simples Nacional. Isso dá perto de R$ 2.450 por mês, cerca de 50% acima do salário.

A diferença vem de dois grupos de custos. O primeiro são os direitos do trabalhador previstos na Constituição e na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). O segundo são os encargos, contribuições que a empresa paga ao governo sobre a folha de pagamento.

Direitos que entram na conta

O empregado recebe 13 salários por ano: os 12 mensais e o 13º salário, pago até dezembro. Também tem 30 dias de férias remuneradas por ano trabalhado, com um adicional de um terço do salário.

A empresa deposita todo mês 8% da remuneração no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), uma conta em nome do trabalhador. Na demissão sem justa causa, paga multa de 40% sobre o saldo dessa conta. O vale-transporte também é obrigatório, e o empregador cobre o que passar de 6% do salário.

Encargos sobre a folha

Fora do Simples, a principal contribuição é o INSS patronal, de 20% sobre a remuneração. Soma-se o seguro contra acidentes de trabalho, de 1% a 3% conforme o risco da atividade.

Há ainda as contribuições a terceiros, como o salário-educação e o Sistema S, as entidades como Senai e Sesc. Elas costumam somar cerca de 5,8%. Alguns setores seguem na transição da desoneração da folha, prevista na Lei 14.973/2024, e pagam alíquotas diferentes.

Um exemplo com o salário mínimo

A conta abaixo é uma estimativa simplificada para um ano de trabalho. Ela supõe seguro de acidentes de 2% e terceiros de 5,8%, e deixa de fora vale-transporte e outros benefícios.

• 12 salários de R$ 1.621: R$ 19.452,00
• 13º salário: R$ 1.621,00
• Adicional de um terço de férias: R$ 540,33
• FGTS de 8% sobre esses valores: R$ 1.729,07
• INSS patronal de 20%: R$ 4.322,67
• Seguro de acidentes (2%) e terceiros (5,8%): R$ 1.685,84
• Total estimado no ano: R$ 29.350,91

A diferença no Simples

Nas empresas do Simples Nacional, a contribuição patronal ao INSS já está dentro da guia mensal, calculada sobre o faturamento. Elas também ficam dispensadas das contribuições a terceiros. No mesmo exemplo, o custo cai para cerca de R$ 23.342 por ano, ou R$ 1.945 por mês.

A exceção são atividades do chamado Anexo IV do Simples, como construção civil, vigilância e limpeza. Essas empresas pagam o INSS patronal à parte, como as demais.

Já o microempreendedor individual (MEI) pode ter um empregado. Nesse caso, recolhe 3% de INSS sobre o salário, além dos 8% de FGTS.

O que diz a Receita Federal: A Receita Federal, que arrecada as contribuições sobre a folha, publica as regras e alíquotas em seu portal, com base na Lei 8.212/1991. As exceções do Simples Nacional, incluindo o Anexo IV, estão na Lei Complementar 123/2006.

O custo de um empregado vai muito além do salário, e quem planeja contratar deve fazer essa conta antes. Para pequenos negócios, o regime tributário pesa quase tanto quanto o próprio salário. Uma simulação com um contador ajuda a evitar surpresas no primeiro ano.

Fontes

• Constituição Federal, art. 7º — Planalto
• Consolidação das Leis do Trabalho (Decreto-Lei nº 5.452, de 1943) — Planalto
• Lei nº 4.090, de 1962 (13º salário) — Planalto
• Lei nº 8.036, de 1990 (FGTS) — Planalto
• Lei nº 8.212, de 1991 (custeio da Seguridade Social) — Planalto
• Lei nº 7.418, de 1985 (vale-transporte) — Planalto
• Lei nº 14.973, de 2024 (transição da desoneração da folha) — Planalto
• Lei Complementar nº 123, de 2006 — Planalto
• Decreto nº 12.797, de 2025 (salário mínimo de 2026) — Planalto
• Receita Federal — gov.br